Die telefonische Mahnung ist zweifellos die effektivste Form der Zahlungserinnerung, da es sofort mit dem Kunden ein Dialog einleitet, der den Handel erleichtert und es ermöglicht unbezahlte Rechnungen oder Rechtsstreitigkeiten schnell zu lösen.

Um effektive telefonische Mahnungen zu machen, müssen sie methodisch sein und die 5 folgende Schritte müssen beachtet werden:

Schritt 1: Den Anruf vorbereiten

Die Vorbereitungsphase ist wesentlich! Auf einer Seite ermöglicht es Ihnen, die Situation zu verstehen und Ihre Argumentation aufzubauen und andererseits dem Kunden alle Informationen zur Verfügung zu stellen, die er benötigt, und seine Einwände zu beantworten.
Vorbereitung besteht aus der Sammlung aller Informationen, die Sie über den Kunden haben:

  • Identität der Person die kontaktiert werden soll,
  • Adresse, Telefon und E-Mail,
  • Listen von unbezahlten Rechnungen,
  • Vertragsurkunde (Kostenvoranschläge, Verträge, Bestellformulare, Lieferscheine …),
  • Historie der schriftlichen und telefonischen Mahnungen
  • Natur der festgestellten Streitigkeiten, …

Schritt 2: Anrufen

Wenn Sie das Gespräch mit dem Kunden beginnen, stellen Sie sich und Ihre Firma vor. Bevor Sie das Gespräch fortsetzen und vertrauliche Informationen preisgeben, vergewissern Sie sich, dass Sie die richtige Person haben. Schließlich geben Sie den Zweck Ihres Anrufs an.

Schritt 3: Entdecken und verstehen

Aktives Zuhören ist notwendig, um die Situation Ihres Kunden zu verstehen und Ihre Verhandlungsstrategie anzupassen. Notieren Sie alle erhaltenen Informationen und die Erklärungen Ihres Gesprächspartners. Zögern Sie nicht die Aussagen des Kunden zu formulieren, um sicherzustellen, dass Sie die Fakten verstehen.

Schritt 4: Finden Sie eine Lösung

Bieten Sie Ihrem Kunden Lösungen an, damit er seine Situation regulieren kann. Versuchen Sie eine Teilzahlung der Schulden zu verhandeln, wenn der Kunde sich in finanziellen Schwierigkeiten befindet. Wenn Sie mit dem Kunden sprechen können Sie feststellen warum die Rechnung noch nicht bezahlt wurde. In diesem Fall machen Sie Vorschläge, um den Prozess zu verbessern und zu vermeiden, dass sich diese Situation wiederholt.

Schritt 5: Abschließen

Da die Verhandlungen zu Ende kommen, müssen Sie folgendes feststellen:

  • Erinnern Sie genau Ihre Kunden an das was gesagt wurde: eingegangenen Verpflichtungen, Einwände und Anfragen …
  • Im Falle von Zahlungsverpflichtungen (einmalige Zahlung oder Zahlungsplan) einen schriftlichen Nachweis (per Post und / oder E-Mail) verlangen der insbesondere den Betrag und die Zahlungsfrist angibt;
  • Wenn ein Zahlungsplan einrichtet ist bestehen Sie darauf, dass er eingehalten werden muss, dass Sie alle Fristen einhalten und dass jeder Vorfall zur sofortigen Zahlung der verbleibenden Beträge führt;
  • Überprüfen Sie, ob Sie alle Elemente haben um Ihm wieder zu kontaktieren und lassen Sie Ihre Kontaktinformationen (andere Telefonnummer, Postanschrift und E-Mail-Adresse) bestätigen;
  • Und eine Mahnungsdatum vorschlagen, wenn ein zukünftiges Fernsprechamt geplant ist.

Um die Geschäftsbeziehung zu wahren, danken Sie Ihrem Gesprächspartner für die Zeit, die er Ihnen gewidmet hat.

Vergessen Sie nicht die Datenbank zu aktualisieren.

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