Sie möchten eine effektive und angepasste Einziehung von Forderungen einrichten und Sie wissen nicht ob Sie schriftlichen oder telefonische Mahnungen wählen müssen?

Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile dieser beiden Arten von Mahnungen, um festzustellen, welche für die Optimierung Ihrer Schuldenrückzahlung am besten geeignet ist.

Warum sollte man telefonischen Mahnungen bevorzugen?

Der Hauptvorteil von telefonischen Mahnungen ist, dass es sofort einen Dialog mit dem Kunden aufbaut, der sich selbstbewusster und damit kooperativer fühlen wird. Dies ist eine Gelegenheit, um etwaige Streitpunkte zu klären und den Kunden zu beruhigen, um Ihre Geschäftsbeziehungen zu erhalten. Der Telefonanruf hilft, den Austausch zu optimieren und unbezahlte Schulden oder Streitigkeiten schnell zu lösen.

Der Anruf ist besonders für 3 Arten von Kunden bevorzugt:

  • Schlüsselkunden (wichtige Umsatzbringer, Businesspartners, sensible Kunden, etc.): müssen telefonisch erinnert werden, um gute Geschäftsbeziehungen zu bewahren.
  • Große Unternehmen und öffentliche Einrichtungen, deren Rechnungsprozess lang und langwierig sein kann: wenn Sie Ihr Telefon abholen, können Sie die richtige Person identifizieren und Ihrem Kunden Rechnungsverarbeitungsverfahren verstehen.
  • Risikokunden, deren verspätete Zahlungen mit finanziellen Schwierigkeiten verbunden sind: es ist wichtig, mit diesen Kunden in Kontakt zu bleiben, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen vorrangig bezahlt werden und um das Risiko eines Zahlungsverzugs zu antizipieren.

Was sind die Nachteile der telefonischen Mahnungen?

Ein erfolgreicher Anruf erfordert eine qualifizierte Datenbank, damit Sie die richtige Person erreichen können.

Der Telefonanruf ist im Durchschnitt 10-mal teurer als die schriftliche Mahnung. Ein Telefonanruf kostet durchschnittlich zwischen 10 und 15 €. Es erfordert eine Phase der Vorbereitung der Dateien, die zeitaufwendig sein kann, aber die notwendig ist, um Ihre Glaubwürdigkeit bei Ihrem Gesprächspartner zu gewährleisten. Wenn er fühlt, dass Sie die Komplexität seines Dossiers meistern wird er eher zum Dialog neigen. Es ist daher notwendig sich die Zeit zu nehmen die Datei Ihres Kunden kennenzulernen, um einen effektiven Telefonanruf durchzuführen.

E Um effektiv zu sein, muss der Anruf schließlich qualifizierten Mitarbeitern anvertraut werden die in Geschäftsverhandlungen geschult sind.

Was sind die Vorteile der schriftlichen Mahnungen?

Der schriftlichen Mahnung ist kostengünstig und kann automatisiert werden was es ermöglicht in einer sehr kurzen Zeit eine große Anzahl von Kunden wiederzubeleben, einschließlich durch die Verwendung eines Management-Software-Empfängers. Es kann per Briefpost oder per Einschreiben mit Rückschein per E-Mail per SMS erfolgen.

Besonders geeignet für Kunden mit geringem Risiko kann es als Erinnerung für Kunden dienen, die ihre Rechnungen vergessen haben ohne sie als schlechte Zahler zu katalogisieren.

Die schriftliche Mahnung ist auch im Zusammenhang mit der Vorerholung sehr nützlich (Erinnerung an eine zukünftige Zahlungsfrist).

Schließlich erlaubt die schriftliche Mahnung, schriftliche Beweise im Falle eines Rechtsstreits beizubehalten.

Die schriftliche Mahnung hat jedoch auch Nachteile:

Die Wirksamkeit schriftlicher Mahnungen wird oft in Frage gestellt, weil sich der Klient möglicherweise nicht gezwungen fühlt, auf die Mahnung zu reagieren und die Anfrage zu bearbeiten.

Darüber hinaus kann der Kunde sich auf das Empfangen von Mahnungs- Briefen und E-Mails langweilen und sie einfach ignorieren wodurch die Auswirkungen die Ihre Mahnungen haben können, verringert werden.

Zusammenfassend, ist die telefonische Mahnung die effektivste Form obwohl es eine teure und zeitraubende Lösung ist. Es kann aber nicht systematisiert werden, insbesondere wenn eine große Menge von unbezahlten Rechnungen verwaltet werden müssen. Daher ist es wichtig, Szenarien zu implementieren, die aus schriftlichen und telefonischen Mahnungen an die zunehmenden Auswirkungen auf die Kunden bestehen, und zwar nach einer schrittweisen und proportionierten Abfolge, um die Glaubwürdigkeit Ihres Ansatzes zu erhöhen bis zur formalen Ankündigung per Brief empfohlen mit Rückschein, falls vorhanden.

Abhängig von den verschiedenen Arten von Kunden in Ihrem Portfolio (große Konten, öffentliche Körperschaften, riskante / nicht riskante Kunden …), können mehrere Szenarien eingerichtet werden, die Kombination von schriftlichen und telefonischen Erinnerungen an jede Typologie angepasst. In jedem Fall, einen Dialog durch Anrufe herstellen, aber im Streitfall immer noch schriftliche Aufzeichnungen aufbewahren!

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