Quelles solutions adopter pour améliorer le recouvrement de ses créances ?

Temps de lecture : 10 min

• Recouvrement de créances : entre gestion interne et recours à un expert, que choisir ?
• Logiciels de recouvrement : Caractéristiques clés & Points forts
• Prévention des impayés : pilier d’une solution de recouvrement orientée culture cash
• Quelle solution de recouvrement privilégier pour garantir la stabilité de la trésorerie ?

Indépendamment de leur taille ou de leur secteur, toutes les entreprises se heurtent inévitablement à des factures impayées. Pourtant, peu d’organisations intègrent des actions concrètes au sein de leur processus de vente.

En effet, quand la stratégie de recouvrement n’est pas purement et simplement inexistante, elle reste trop souvent inaboutie ou inadéquate. Les incidents ou les retards de paiements, aussi déplaisants qu’ils soient, ne sont pas sans solution. Une gestion efficace des créances en entreprise nécessite l’adoption de méthodes adaptées et l’utilisation d’outils appropriés.

Basée sur une « culture cash », elle engage dès lors toutes les parties prenantes dans un effort commun pour optimiser durablement la trésorerie et la rentabilité de l’entreprise. S’inscrivant dans une démarche proactive, cette stratégie peut impliquer plusieurs méthodes de recouvrement de créances.

Dans cette optique, cet article vous propose de les explorer. Nous examinerons de près la gestion interne des impayés, en passant par l’expertise de professionnels du secteur, sans oublier le recours aux logiciels de recouvrement. Nous mettrons enfin un accent particulier sur le rôle crucial de la prévention des impayés.

L’objectif est de vous fournir les clés pour identifier la meilleure stratégie de recouvrement, afin de protéger la trésorerie et de garantit la stabilité financière de votre entreprise.

Recouvrement de créances : entre gestion interne et recours à un expert, que choisir ?

Lorsqu’une entreprise est confrontée à des créances impayées et doit entamer des actions de recouvrement, elle peut choisir de le gérer en interne. Elle privilégie ainsi la négociation directe pour récupérer les fonds dus. Elle a également la possibilité de déléguer cette mission à un tiers externe, confiant ainsi le processus de recouvrement à une entité spécialisée.

Pourquoi gérer le recouvrement de créances en interne 

Il peut être tout à fait possible et pertinent de gérer ses impayés sans externalisation via un ou plusieurs services propres à l’entreprise.

Cette solution permet de suivre tous les processus de vente et les paiements. Elle offre un contrôle complet du poste client du début à la fin. En outre, la gestion interne permettra à l’organisation d’être plus réactive et d’augmenter ses chances de recouvrer un plus grand nombre de factures.

La société conserve ainsi un circuit court entre ses clients et ses différents services. La négociation directe permet de maîtriser l’intégralité des flux d’informations entre les parties prenantes, notamment en cas de litige.

Les équipes des pôles ADV, commercial et comptabilité opèrent en parfaite harmonie afin de répondre aux problématiques soulevées par le client. Dès lors, le processus se trouve sécurisé et l’image d’entreprise est valorisée. Dans ce contexte, la démarche de recouvrement est alors perçue comme la continuité des échanges.

Cette approche risque en revanche de s’essouffler et perdre en efficacité en cas de volumétrie de facturation importante, d’éléments récalcitrants et/ou de difficultés particulières.

Car une gestion interne des créances suppose nécessairement de mobiliser du temps ainsi que des ressources humaines. À cet égard, les salariés impliqués possèdent rarement l’expertise complète ni les outils adaptés pour appliquer efficacement les bonnes pratiques du recouvrement.

Leur familiarité avec les nuances des diverses actions requises—telles que la réalisation d’appels de relance, l’envoi de lettres de mise en demeure de payer, ou de courriers recommandés avec accusé de réception—peut être limitée. De plus, initier des procédures judiciaires, comme une injonction de payer, demande un savoir-faire particulier pour assurer une exécution efficace en respectant les cadres légaux.

Cette complexité peut parfois amener ces employés à se sentir sous-valorisés, étant donné que ces responsabilités s’éloignent significativement de leurs fonctions principales.

L’intérêt de confier le recouvrement des impayés à une société spécialisée

L’externalisation de tout ou partie du processus de recouvrement préserve les collaborateurs de toute entreprise. Ils peuvent continuer à se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée, puisque cette approche ne nécessite pas d’investissement en temps et en moyens humains.

Les experts du recouvrement – cabinets de recouvrement, huissiers de justice, commissaires de justice , avocats – font bénéficier aux équipes de leur expertise spécifique, tout en partageant leurs bonnes pratiques.

Grâce à leur savoir-faire, ces professionnels sont à même d’identifier l’ensemble des particularités juridiques et sectorielles. Leur savoir-faire joue un rôle clé dans la détection de chaque élément de risque, permettant de proposer une solution de recouvrement.

Par exemple, les domaines de l’hébergement ou encore de la restauration sont notamment sujets à des défaillances d’entreprises. Par conséquent, l’analyse de la solvabilité du client débiteur sera centrale dans le choix de la stratégie à adopter.

Une mesure conservatoire peut dès lors être mise en place immédiatement dès lors que la créance est fondée dans son principe et que des circonstances sont susceptibles d’en menacer le recouvrement (article L511-1 du code des procédures civiles d’exécution). Il sera ainsi permis de procéder, dans un premier temps, à une mesure d’exécution sur autorisation du Juge de l’Exécution, sans titre exécutoire.

Corollairement, l’intervention d’un spécialiste du secteur assure une gestion efficace des conflits, tout en économisant du temps et des ressources précieuses. Dans certains cas, il privilégiera une procédure simplifiée de recouvrement, adaptée aux petites créances, offrant une méthode rapide et économique sans passer par les tribunaux.

De plus, l’expertise qu’il fournit se révèle cruciale quand un client débiteur, souvent de mauvaise foi, déclare un litige sans fondement significatif, et ce, à titre dilatoire. Cette pratique courante vise principalement à prolonger le processus.

Le plus souvent, le créancier pense n’avoir d’autre choix que de sur-mobiliser ses équipes et sa trésorerie. Or le recours à un spécialiste du recouvrement lui permettrait de ne traiter que les litiges avérés. 

En optimisant le calendrier tant en matière de délai de paiement que de montants, un expert peut, en outre, générer une valeur ajoutée significative. Par exemple, en formalisant une reconnaissance de dette ou un protocole d’accord transactionnel, il facilite en aval l’obtention d’un titre exécutoire.

Enfin, pour une amélioration globale du processus, il est important de relever que ces professionnels comptent sur les performances des logiciels de recouvrement pour atteindre leurs objectifs.

Les diverses approches mentionnées précédemment, qu’elles soient internes ou externes, présentent des coûts et des retours sur investissement différents.

Logiciels de recouvrement : Caractéristiques clés & Points forts

L’utilisation d’un logiciel de recouvrement de créances constitue également une voie d’optimisation de sa trésorerie, notamment en cas de volume de facturation importante. Ces solutions présentent des intérêts certains à tous les niveaux d’exécution, de la direction générale en passant par les opérationnels.   

Le comité de direction d’une entreprise appréciera en particulier l’accès à des données centralisées au sein de différents tableaux de bord et éléments de reporting. Ces indicateurs de suivi et de résultats en temps réel incluent notamment :

• La balance âgée détaillée
• Le DSO (Days Sales Outstanding)
• L’ADD (Average Days Delinquent)
• Le CEI (Collection Effectiveness Index)  
• Le taux de créances douteuses, etc.

Ces données clés fournissent une vision claire de l’efficacité du recouvrement et aident à accélérer les paiements pour optimiser la liquidité de l’entreprise.

Le recours à un logiciel spécialisé permettra également de répondre aux exigences de documentation et de justification.

Prouver l’existence de démarches amiables préalables sera plus aisé, en cas de recouvrement judiciaire.

Il peut s’agir, en outre, de rendre compte des actions déployées en vue de la justification des écritures de dépréciation des créances.

Côté opérationnel, ce type d’outil va offrir une haute personnalisation et automatisation des actions de recouvrement. Dans cette perspective, les collaborateurs seront préservés pour être mobilisés sur des enjeux plus importants ou à forte valeur ajoutée.

Par exemple, l’approche sur mesure des scénarii de relance synchronisés au sein d’un agenda favorise une organisation efficace. Les priorités sont gérées en fonction des ressources disponibles, incluant les cas de litiges. L’envoi automatisé des courriers, SMS, courriels ainsi que la mise en place d’un portail web de communication avec les clients améliorent la gestion des différents flux.

Enfin, les types d’API assurent une liaison avec les principaux fournisseurs d’information financière, mais permettent également de simplifier l’expédition des courriers.

Prévention des impayés : pilier d’une solution de recouvrement orientée culture cash

Dans le cadre de sa « culture cash », une solution de recouvrement doit permettre d’appréhender, au plus tôt, les risques d’impayés. Axée sur le renforcement de la trésorerie, une démarche performante mettra ainsi l’accent sur la prévention dès le départ.

Comment les techniques préventives minimisent le risque d’impayés

En entreprise, la politique de credit management implique l’implémentation de méthodes préventives pour prévenir les défauts de paiement et minimiser les risques financiers.

Cette politique va jalonner le parcours client d’un certain nombre d’étapes. Elle va analyser le profil des prospects, sécuriser les documents commerciaux, jusqu’à la définition d’une limite de crédit puis d’une stratégie de relance.

Analyser systématiquement la santé financière des partenaires commerciaux

Il est essentiel d’évaluer les risques commerciaux en analysant la solvabilité de son cocontractant avant l’ouverture du compte client.

Dans cette perspective, il est primordial d’étudier minutieusement la santé financière du prospect. Cet examen se base sur des éléments bilanciels et des différents ratios (chiffre d’affaires, solvabilité générale, taux d’endettement, DSO, DPO).

Cette appréciation étant faite, il est par la suite pertinent de rattacher chaque cycle de vente à une action préventive de recouvrement. Contrairement aux idées reçues, sa mise en place ne détériore pas les relations commerciales. Au contraire, ce processus clair et structuré marque l’engagement et le sérieux de l’entreprise ; il se définit en outre au moyen d’un cadre contractuel spécifique.

Définir un cadre contractuel préventif pour éviter les impayés

Le cadre contractuel, tout en définissant les contours de la relation commerciale, vise à établir des mécanismes de recouvrement préventif.

Il est recommandé de mettre à contribution l’ensemble des documents concernés :

• Devis
• Bons de commande
• Contrats
• Conditions générales de vente
• Bons de livraison
• Factures, etc.

Il est utile par exemple de prévoir des clauses de limites de crédit, d’intérêts moratoires, une clause pénale ou encore une clause de réserve de propriété.

La pertinence des mentions, obligatoires ou recommandées, au sein des supports de la relation commerciale va dépendre des particularités juridiques et sectorielles du domaine d’activité.

Par la même occasion, ce processus préventif va permettre d’obtenir des garanties de paiement – acomptes, dépôts de garantie, cautions. Mais il intégrera aussi la définition des conditions et modes de règlement, incluant les pénalités de retard applicables le cas échéant.

Optimiser le processus de facturation et automatiser la relance

De surcroît, il s’agira d’automatiser la relance préventive des clients avant l’échéance des factures émises. Ce dispositif détectera au plus tôt les risques de non-recouvrement. Ces indicateurs contribueront à déterminer notamment les règles du blocage du compte client.

L’optimisation du processus de facturation et d’automatisation implique des scénarii de recouvrement adaptés à la typologie de la créance. Une créance peut par exemple être qualifiée de risquée à la suite d’une analyse défavorable de la solvabilité du débiteur.

En conséquence, cette créance sera soumise à un processus de facturation qui sera davantage sécurisé avec des demandes d’acomptes et/ou de dépôt de garantie. En outre, les conditions générales de vente se verront agrémenter de clauses contraignantes – comme une clause de réserve de propriété.

L’automatisation passe ensuite au travers d’un outil de recouvrement dédié. Ce logiciel permettra de mettre à exécution les scénarii définis à travers des relances programmées (SMS, courriers, courriels) ainsi que des actions manuelles au moyen d’un agenda spécifique.

Ces précisions étant faites, le traitement préventif des impayés peut gagner de surcroît en efficacité avec un accompagnement personnalisé. Un expert tel qu’une société de recouvrement identifiera les axes à optimiser en priorité au travers d’un audit de votre poste client.

Quelle solution de recouvrement privilégier pour garantir la stabilité de la trésorerie ?

Très souvent, le recours à l’affacturage ou encore à l’assurance-crédit peut être un premier réflexe^[1]. Or l’intérêt majeur de faire appel à une société de recouvrement est d’optimiser la gestion du risque client dès le début du parcours. Cette orientation proactive contribue directement à une meilleure gestion de trésorerie, assurant un flux financier plus stable pour l’entreprise.

Il est bien connu que « le temps est l’ennemi du recouvrement » ; un processus performant commence bien avant l’émission de la facturation. Contrairement aux aprioris, une action anticipée n’est pas déplacée vis-à-vis du client. La prévention est une étape clé du recouvrement.

Un plan d’actions préventives se trouve même au centre de toute stratégie de recouvrement. Cette approche est synonyme d’une sécurisation accrue des rapports d’affaires via une analyse approfondie du poste client. C’est aussi un travail juridique sur l’ensemble des supports de la relation commerciale, dans une perspective à long terme.

Dans ce cadre, les spécialistes du secteur contribuent à la santé économique de la société en anticipant les défis potentiels à chaque étape du processus. En engageant la responsabilité de toutes les parties impliquées, l’entreprise peut alors retarder ou prévenir promptement les impayés. Au travers d’une stratégie de recouvrement conçue sur mesure, elle préserve activement sa trésorerie.

La récolte d’information au stade de la protection – analyse de solvabilité, examen financier – va générer la mise en place d’un plan d’actions préventives. Ces opérations vont définir les contours de la démarche depuis la prérelance, en passant par l’approche amiable, jusqu’au recouvrement judiciaire.

Parallèlement, la vérification continue des encours clients va participer à la lutte contre l’apparition de l’impayé. Cette analyse va déceler les signes avant-coureurs de défaillance et va permettre de mener des interventions adaptées. Ces actions peuvent inclure l’intégration de clauses contractuelles, de scénarii de limites de crédit, l’activation des différentes garanties, ou encore le blocage du compte client.

Enfin, la mise en place de ces opérations préventives va déterminer le cycle des actions de recouvrement et les impacts financiers afférents.

^[1] L’affacturage consiste à améliorer la trésorerie en procédant à une avance de fonds tandis que l’assurance-crédit vise à protéger les impayés en délégant la politique de risque crédit.

En résumé, améliorer le recouvrement de ses créances implique différentes méthodes et outils de recouvrement. Par conséquent, choisir une solution de recouvrement idéale dépend alors de multiples critères. Cette décision doit considérer le type de créance, le profil du débiteur, ainsi que les spécificités sectorielles et légales. Tandis que certains contextes requièrent une approche unique, d’autres bénéficient d’une synergie entre plusieurs méthodes.

Les résultats de ces actions sont étroitement liés à la stratégie adoptée. Pour garantir son impact et sa performance, elle doit donc s’aligner sur les enjeux, les particularités et les spécificités des créances concernées.

Mais envisager une vision à long terme modifie profondément l’approche du recouvrement. Que ce soit par la pré relance, le recouvrement amiable des créances, ou des procédures judiciaires, la stratégie vise à soutenir la croissance de l’entreprise. Dans cette optique, il est alors recommandé de développer une complémentarité stratégique et opérationnelle, en bénéficiant de l’expertise de professionnels du recouvrement.

Avec Recouvéo, des premières relances aux éventuelles actions en justice, notre méthodologie de recouvrement est globale, graduelle, agile et proportionnée. Notre accompagnement s’appuie sur un plan d’actions personnalisé et ciblé pour garantir la meilleure efficacité de nos actions de recouvrement. Enfin, nous plaçons au cœur de nos priorités l’optimisation continue de l’expérience client, essentielle pour renforcer la fidélisation.

Quentin Gagneux, Juriste Recouvrement & Credit Management

Issu de différents parcours juridiques, Quentin Gagneux a développé une expertise à 360° autour de la gestion du poste clients sous le prisme du recouvrement judiciaire. Il exploite le potentiel de complémentarité et d'interdépendance des différents mécanismes afin d'élaborer des stratégies de recouvrement souples et efficaces. Cette expertise a été développée grâce à une expérience hybride auprès des Huissiers de Justice / Commissaires de Justice et cabinets de recouvrement, dont plus de 7 ans chez Recouvéo.