L’audit « Flash », comment ça fonctionne ?

La démarche de Recouvéo est basée sur le management de la relation clients, promesse d’une expérience client positive, et s’inscrit pleinement dans l’enjeu stratégique de fidélisation de vos clients. Quels que soient votre secteur d’activité et vos particularités métiers, notre équipe d’experts en relation clients et recouvrement vous propose des solutions personnalisées, opérationnelles et pragmatiques.

Notre démarche « sur-mesure » s’appuie sur une appréciation préliminaire de votre environnement, de vos spécificités et des problématiques susceptibles d’être rencontrées, et se décompose en 5 étapes :

ÉTAPE 1

Signature d’un accord de confidentialité

L’accord de confidentialité a pour but de vous vous garantir que Recouvéo gardera confidentielles toutes les informations et documentations qui nous seront transmises durant l’audit. Il précise également que l’audit réalisé est gratuit et sans engagement.

ÉTAPE 2

Transmission des documents nécessaires à notre mission

Nous vous demanderons de nous adresser par email les documents suivants (liste non exhaustive) :

• Organigramme fonctionnel de la société
• Procédures clients existantes le cas échéant
• Contrats types
• CGV
• Factures types
• Cartographie de vos systèmes d’information
• Balance âgée et grand livre auxiliaire clients à date au format Excel
• Documentation financière (reporting, indicateurs de suivi …) relatifs à la facturation, aux encaissements, aux impayés …
• Rapports d’auditeurs externes (CAC notamment) et toutes autres documentations en lien avec le cycle Vente/facturation

A réception, une première analyse de ces documents sera réalisée par un auditeur expérimenté qui prendra ensuite contact avec vous sous un délai de 3 jours ouvrés pour organiser une réunion téléphonique.

ÉTAPE 3

Prise de connaissance de vos spécificités

Nous réaliserons ensemble une réunion téléphonique de 2 heures environ durant laquelle nous procéderons à une prise de connaissance de vos spécificités :

• compréhension de votre activité et identification des spécificités métiers, sectorielles, juridiques, contractuelles, règlementaires … pouvant avoir un impact sur notre démarche ;
• impact de la crise sanitaire sur votre société et mesures opérationnelles, administratives et financières déjà mises en place ;
• cartographie de vos SI et identification du processus de relance en place ;
• risque de défaillances clients propre à votre société ;
• identification des principales causes récurrentes pouvant expliquer des impayés ;
• définition des conditions de mise en place d’échéanciers de paiement ;
• identification des leviers de négociation (allongement exceptionnel des délais de paiement eu égard la situation actuelle, arrêt service, annulation des intérêts de retard, gestes commerciaux …) ;
• …

ÉTAPE 4

Rédaction d’un rapport d’audit

A l’issue de cette réunion, nous établirons un rapport qui présentera la méthodologie « sur-mesure » que nous vous proposerons de mettre en place :

• Procédure générale de recouvrement à mettre en place (actions présentées par critères d’urgence, logigramme, étapes, descriptifs …) ;
• Particularités liées à certaines typologies de clients (grands comptes, organismes publics, clients fortement exposés à un risque de défaillance, clients étrangers …) ;
• Méthodologie de relance téléphonique adaptée à la situation actuelle (organisation de la relance, différentes phases, importance de la communication non verbale, connaissance de différents types de payeurs, respect des engagements …) ;
• Analyse de votre encours clients :
  • segmentation et analyse de votre balance âgée suivant plusieurs critères adaptés à votre société : antériorité, typologie de clients (BtoB, BtoC, France, UE ou hors UE …), business units, commerciaux, tranches d’encours en € … ;
  • plan d’action et outils de suivi adaptés à chaque segment.

ÉTAPE 5

Présentation du rapport d’audit

Le rapport d’audit vous sera adressé par email et fera l’objet d’une présentation lors d’un RDV téléphonique. A l’issue de cette présentation, Recouvéo vous apportera une réponse à toutes les questions complémentaires que vous pourriez avoir.